Blogreihe: Microsoft Dynamics CRM erfolgreich nutzen – Teil 1 – Überraschend einfach einsteigen

Für Unternehmen die ihre kundenorientierten Prozesse in Vertrieb und Marketing digitalisieren möchten, ist ein CRM System wie Microsoft Dynamics CRM unverzichtbare Voraussetzung. Viele Verantwortliche sehen die Einführung eines CRM Systems allerdings als eine Herkulesaufgabe, die sie nur mit großer Mühe bewältigen können. Mit der richtigen Strategie kann der Einstieg jedoch erstaunlich einfach gelingen.

In dieser Blogreihe zeigen wir in leicht verständlicher Sprache wie die ersten Schritte für den erfolgreichen Einsatz eines CRM Systems, hier am Beispiel des „Microsoft Dynamics CRM“, aussehen.

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TEIL 1: Microsoft Dynamics CRM – Überraschend einfach einsteigen

In diesem Teil der Blogreihe erfahren Sie:

  • was Sie wissen müssen, bevor Sie ins Microsoft Dynamics einsteigen
  • wie der Einstieg schrittweise und einfach gelingt
  • wie die Grundstruktur aufgebaut ist

Um die ersten Schritte mit einem CRM System zu gehen, sind heute weder teure Lizenzen noch aufwendige Softwareinstallationen nötig. Alle führenden CRM Hersteller bieten gehostete Einstiegslösungen für jede Unternehmensgröße. Diese funktionierten schnell und einfach, denn die Inbetriebnahme des Systems erfordert nur wenige Mausklicks und die Software kann anschließend von jedem PC aus über den Browser genutzt werden.

Neben Salesforce ist Microsoft mit seinem gehosteten Microsoft Dynamics CRM einer der führenden Anbieter. Der Vorteil von Microsoft gegenüber Salesforce liegt darin, dass es das Microsoft Dynamics CRM auch in einer Lizenzversion für den Betrieb in der eigenen Unternehmens-IT gibt. Damit kann das CRM jederzeit vom Hosting zurück in die unternehmenseigene IT Landschaft migriert werden.
Hinzu kommt, dass sich Microsoft Dynamics sehr einfach mit Outlook und den Office-Anwendungen wie WORD, EXCEL usw. verbinden lässt. Das macht Microsoft Dynamics zum idealen System für den Einstieg in das Thema CRM. Alle Optionen für den späteren Betrieb bleiben Ihnen offen.

Interessierte Unternehmen können das System 30 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang und mit bis zu 25 Lizenzen testen. Ganz ohne Kreditkarte ist das Benutzerkonto in wenigen Minuten angelegt.

https://www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-kostenlos-testen.aspx

Die Grundstruktur verstehen

Um ein System wie Microsoft Dynamics CRM richtig zu nutzen, sollten sich Anwender zuerst mit der Bedienphilosophie vertraut machen. Zugegeben, das erfordert etwas Aufwand. Aber hat man diese Philosophie erst einmal verstanden, erschließen sich die Möglichkeiten des CRM Schritt für Schritt.

Microsoft stellt dazu umfangreiche Unterlagen als EBOOK bereit, die die Einarbeitung in die Philosophie des Dynamics CRM erleichtern sollen.

https://www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-customer-center/get-started-top-links.aspx

Das Problem: Die Unterlagen sind größtenteils in englischer Fachsprache geschrieben, worunter  Lesbarkeit und Verständlichkeit leiden. Das führt dazu, dass der sinnvolle Einsatz von Microsoft Dynamics CRM bereits scheitert, bevor es überhaupt richtig genutzt werden kann.

Deshalb ist dies der erste Blogartikel einer Folge von mehreren Beiträgen, die die ersten Schritte mit Microsoft Dynamics CRM leicht verständlich in deutscher Sprache beschreiben.

Der Systemaufbau

Microsoft hat das Dynamics CRM mit einer grundsätzlichen Logik ausgestattet, die vorgibt, wie mit den eingegebenen Datensätzen gearbeitet werden soll. Diese Grundstruktur will zu allererst verstanden sein, um anschließend sinnvoll die eigenen Abläufe im CRM abbilden zu können.

Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM

Die Eingabe und Verwaltung von Kundendaten erfolgt in drei verschiedenen Datentypen mit unterschiedlicher Bedeutung:

  • Leads
  • Kontakte
  • Firmen

Leads

Der Datentyp „Lead“ dient zur Erfassung von Kaltkontakten, die in einem nachfolgenden Lead-Qualifizierungsprozess zu Interessenten und Kunden ausgebaut werden sollen.
Leads können dabei aus unterschiedlichsten Quellen in das System kommen, wie zum Beispiel Web-Kontakt-Formulare, gekaufte Adressen oder der Import bestehender EXCEL-Listen. Der Datentype „Lead“ dient als eine Art Sammelbecken für alle noch nicht näher qualifizierten Adressen.

Wenn Sie beispielsweise gekaufte Adressen für eine Marketingkampagne erfassen, so werden diese allesamt als „Leads“ eingetragen.

Wurde nun mit einem Lead gearbeitet und es besteht die Chance, diesen Lead zum Kunden zu machen, dann wird dieser „qualifiziert“. Das ist der Schritt, der einen Eintrag des Datentyps Lead zu einem Kunden macht.

(Die genaue Erfassung von Leads und die anschließende Qualifizierung lesen Sie in Teil 3 unserer Serie)

Kontakte

Leads werden durch die Funktion „Qualifizieren“ in einen Kontakt gewandelt. Gleichzeitig wird eine Verkaufschance erstellt. Dieser Automatismus zeigt bereits die grundsätzliche Unterscheidung von Lead und Kontakt. Kontakte sind Datensätze für bestehende Kunden oder qualifizierte potentielle Kunden. Qualifiziert heißt in dem Zusammenhang, dass eine konkrete Verkaufschance für den Kontakt besteht (Näheres dazu in Teil 3 unserer Serie).
Kontakte können natürlich auch direkt erfasst werden wenn es sich z.B. um bereits bestehende Kunden handelt.

Firmen

Ein Firmen-Datensatz ist eine Klammer, um mehrere Kontakte innerhalb eines Unternehmens zusammenzufassen. So kann man einfach und effektiv die verschiedenen Ansprechpartner innerhalb einer Firma verwalten. Allgemein gültige Informationen wie Firmenname, Adresse, Zentrale Rufnummern usw. müssen nicht mehrfach erfasst werden.

Zusammenfassung

Die Kontaktverwaltung im Microsoft Dynamics CRM basiert auf dem Gedanken, dass ein Unternehmen oder eine Person als Zielgruppe oder Interessent für die eigenen Angebote zunächst identifiziert wird. Diese Zielgruppe wird im CRM angelegt. Anschließend werden verschiedene Marketingmaßnahmen durchgeführt und über das CRM gesteuert bzw. in Ihren Ergebnissen dokumentiert.

Ergibt sich eine Verkaufschance, so sind in der Regel mehrere Ansprechpartner in einem Unternehmen zu betreuen. Daher bietet die Software hier die Möglichkeit, Firmendaten und die Daten der Ansprechpartner hierarchisch zu verwalten. Das macht es später leichter, beim Wechsel des Ansprechpartners bei Kunden, die Informationen der aktuell laufenden Angebote im Blick zu behalten.

Wer diese einfache Grundstruktur und Arbeitsweise (Lead –> Kontakt) verinnerlicht hat, kann mit der Eingabe seiner Daten in das CRM beginnen.

In nächsten Artikel dieser Blogreihe lesen Sie 

  • Welche verschiedenen Versionen von MS-Dynamics CRM es gibt
  • Wie sich der Funktionsumfang der einzelnen Versionen unterscheidet
  • Welche Version für den Einstieg optimal ist

Microsoft Dynamics CRM erfolgreich nutzen

Blogartikel-Übersicht:

TEIL 1: MS Dynamics CRM – Überraschend einfach einsteigen

TEIL 2: MS Dynamics CRM – Unterschiede der Versionen

TEIL 3: MS Dynamics CRM – arbeiten mit Leads

TEIL 4: MS Dynamics CRM – Kontakte und Firmen

TEIL 5: MS Dynamics CRM – Marketinglisten ganz einfach

TEIL 6: Auswertungen, Diagramme und Filter

TEIL 7: Ansichten einfach Anpassen


Weitere Beiträge zum Thema Digitalisierung im Vertrieb:

Die Messe als Umsatz-Booster: 5 Tipps für ein gewinnbringendes Messe-Lead-Management


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