Messen sind für viele Unternehmen auch in Zeiten der verstärkten digitalen Kommunikation noch immer ein wichtiges Instrument zur Gewinnung neuer Kunden und Interessenten, den sogenannten „Leads“. Denn auf Messen treffen konzentriert an einem Ort viele Kunden, Interessenten auf der einen Seite und Anbieter von Waren und Dienstleistungen auf der anderen Seite aufeinander. Nur Messen bieten diese einzigartige Möglichkeit zur schnellen, einfachen und unkomplizierten persönlichen Kontaktaufnahme für beide Seiten.

Für ein Unternehmen gibt es wohl kaum eine bessere Möglichkeit, so viele persönliche Gespräche in so kurzer Zeit mit potentiellen Kunden und Interessenten zu führen und neue Leads zu gewinnen, wie die Präsentation seiner Waren und Dienstleistungen auf einer Fach- oder Publikumsmesse.

Doch die Beteiligung an einer Messe ist für ein Unternehmen auch immer mit einer entsprechenden Investition in Messestand und Messe-Personal verbunden. Darum ist auch jeder einzelne auf einer Messe gewonnene Lead für das Unternehmen extrem wertvoll und muss nach der Messe vom Vertrieb möglichst zeitnah und individuell auf Basis der beim Messegespräch gewonnenen und im Messe-Leadbogen dokumentierten Interessen und Anforderungen bearbeitet werden.

Doch Achtung, genau hier beim anschließenden Lead-Nurturing nach der Messe lauert eine gefährliche Falle, die unter Umständen für das Unternehmen teuer werden kann. In unserem Video „Vorsicht bei Messe-Leads! Diese böse Falle sollten Sie kennen … „ erfahren Sie, welche das ist und wie Sie dieser Falle mit einer einfachen Maßnahme entgehen können:



 

Weil die Digitalisierung im Vertrieb bereits beim Kundengespräch beginnen muss, präsentieren wir am 14. Februar 2019 im DUSconference plus am Düsseldorfer Flughafen als Kooperationspartner der Fachkonferenz Sales Performance Excellence den Teilnehmern die neueste Version von VERMO cloud, unserer beliebten und bewährten Lead-, Vertriebs- und Sales-App.

Das Leitmotto dieser Sales Performance Excellence Veranstaltung lautet „Getting Real: Vom Konzept zum konkreten Nutzen der Digitalisierung im Vertrieb“.

Als Fachkonferenz zur Digitalisierung im Vertrieb sind daher die Themenschwerpunkte:

  • Welcher Nutzen bzw. konkrete Wertbeitrag wird durch die Digitalisierung im Vertrieb generiert?
  • Beispiele für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen, effektivere und effizientere Vertriebsarbeit
  • Warum rechnet sich der Business Case? Qualitative und quantitative Effekte
  • Welche Lern- und Erfahrungskurven gibt es bereits in der digitalen Transformation im Vertrieb?

An unserem Stand erfahren die Teilnehmer, warum die Digitalisierung im Vertrieb immer bereits beim Kundengespräch beginnen muss. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

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Als Partner der Konferenz „Digitalisierung im Vertrieb“ präsentieren wir den Teilnehmern am 31.01.2019  und  01.02.2019 im Kölner Park Inn by Radisson die neueste Version von VERMO, unserer beliebten und bewährten mobilen Lösung für Außendienst und Messen.

Zwei Tage lang dreht sich auf dieser Fachkonferenz alles um Vertriebswege, Vertriebsstrategien und Vertriebsabläufe mit digitalen Technologien und wie man neue Dynamik in Kundenbeziehungen und -prozesse bringen kann. An unserem Stand erfahren Sie, warum die Digitalisierung im Vertrieb beim Kundengespräch beginnen muss. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!


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Von vielen unserer Kunden wird die Vertriebs-App VERMO cloud  besonders gerne und erfolgreich als Lead-App auf dem Messestand eingesetzt, da sie dem Messe-Personal nicht nur die einfache  und schnelle Messe-Leaderfassung mit dem Smartphone oder Tablet per Visitenkarten Scan, sondern auch eine überzeugende Präsentation mit digitalen Medien auf dem iPad ermöglicht.

Der Einsatz einer Lead-App alleine kann jedoch noch keinen Messe-Erfolg garantieren, denn für eine erfolgreiche Messeteilnahme sind zahlreiche weitere Faktoren zu berücksichtigen.
Die wichtigsten Fragen, die für eine erfolgreiche Messebeteiligung entscheidend sind, haben wir in den folgenden vier Messe-Checklisten zusammengefasst:


Messe-Checkliste Nr. 1: Messestand-Gestaltung

  • Entspricht die Gestaltung dem CI des Unternehmens (Farben, Stil, etc.)?
  • Hebt sich der Stand optisch vom Wettbewerb ab?
  • Sind Elemente vorhanden, die für eine gute Fernwirkung sorgen (großes Logo-Display, Fahnen/Banner, selbstleuchtende Elemente, etc.)?
  • Ist der Stand offen und einladend gestaltet?
  • Sind Displays angebracht oder Produkte aufgestellt, durch die dem Besucher sofort klar wird, welche Waren bzw. Dienstleistungen angeboten werden?
  • Gibt es Eyecatcher, die die Aufmerksamkeit von vorbeilaufenden Messebesuchern erregen und als Gesprächsaufhänger dienen können?
  • Sind die Besprechungs-Tische/-Ecken für die Beratung mit dem iPad/Tablet & Vertriebs-App optimiert (Gesprächsposition nebeneinander statt gegenüber)?
  • Gibt es einen Service-Raum bzw. Bereich (für Material, Kaffeemaschine, Snacks, etc.)?

Messe-Checkliste Nr. 2: Messe-Ziele

Die Festlegung von konkreten Messezielen dient als Leitfaden für alle Messeaktivitäten und ermöglicht eine Erfolgskontrolle nach der Messe.

  • Sind die Messeziele eindeutig definiert?
  • Sind die Messeziele messbar, d.h. quantitativ darstellbar?
  • Sind die Messeziele realistisch erreichbar?
  • Sind entsprechende Reports für die tagesaktuelle Auswertung per Knopfdruck eingerichtet?

Beispiele für mögliche Messeziele:

  • Anzahl der Kontakte (ggf. unterteilt nach Kontaktart, z.B. Kunde oder Interessent)
  • Anzahl der Leads (ggf. unterteilt nach Klassifizierung)
  • Anzahl der Medienberichte
  • Anzahl der Verkaufsabschlüsse bzw. Angebote
  • Anzahl der verteilten Flyer bzw. Broschüren

Messe-Checkliste Nr. 3: Messestand-Personal

  • Ist der Zeitplan für das Messepersonal festgelegt? Besonders zu berücksichtigen sind dabei …
    • voraussichtliche Messe-Stoßzeiten
    • Anwesenheit von Fachpersonal / Spezialisten auf dem Messestand
    • Pausenzeiten & Vertretungen
    • Ersatz-Messepersonal für Ausfälle
    • Personal für die Auf- und Abbauphase
  • Gibt es eine schriftliche Messe-Info, die alle wichtigen Informationen für das Standpersonal enthält, wie z.B. Messe- und Kontaktdaten, organisatorische Hinweise, Verhaltenshinweise, Kleiderordnung, etc.
  • Sind genügend iPads / Tablets für alle anwesenden Berater / Verkäufer vorhanden?
  • Ist das Betriebssystem auf den iPads / Tablets und die Vertriebs-App auf dem neuesten Softwarestand?
  • Sind die Vertriebsunterlagen vollständig und aktuell?
  • Ist der Gesprächsleitfaden für die jeweilige Messe entsprechend angepasst?
  • Sind die jeweiligen Mitarbeiter in den Umgang mit dem iPad / Tablets und der Vertriebs-App eingewiesen?
  • Ist das Standpersonal im Umgang mit Messebesuchern auf dem Messestand in verschiedenen – insbesondere auch kritischen – Situationen geschult, z.B. bei …
    • spezielle Fachfragen
    • Beschwerden
    • zu großem Andrang
    • „Dampfplauderern“
    • Schüler / Studenten
    • Jobsuchern

Messe-Checkliste Nr. 4: Messe-Nachbereitung

  • Sind die Abläufe für die Messe-Leaderfassung bereits vor der Messe definiert und vollständig eingerichtet?
  • Werden am Tag nach der Messe Dankesschreiben an alle Besucher versendet?
  • Werden alle Gesprächsinformationen elektronisch erfasst und ins CRM-System eingespielt?
  • Ist gewährleistet, dass alle Besucher des Messestands zeitnah (spätestens innerhalb von 2 Wochen) das vereinbarte Feedback (Infomaterial, Angebot, Terminvereinbarung, etc.) bekommen?
  • Wird eine Auswertung erstellt, welche Marketingmaterialien wie oft und mit welchem Erfolg eingesetzt wurden?
  • Wird systematisch (z.B. per Fragebogen) ein Feedback bezüglich positiver und negativer Aspekte sowie Verbesserungsvorschläge von allen an der Messe Beteiligten abgefragt?
  • Werden die Budget-Treue geprüft und der ROI gemessen?

Update 01.09.2019

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Der Erfolg einer Messe-Beteiligung als Aussteller hängt immer ganz entscheidend von der Messe-Leaderfassung ab. Also der Erfassung der Verkaufschancen, der sogenannten „Leads“, und deren systematischen Nachbearbeitung nach der Messe. Die ganzen Investitionen in einen schönen Messestand und in begleitende Messe-Marketing-Maßnahmen sind alle rausgeschmissenes Geld, solange die Gesprächsinformationen nicht vollständig und strukturiert erfasst und die Messe-Leads systematisch und konsequent im Anschluss an die Messe nachbearbeitet werden.

Auch heute noch ist für viele Unternehmen die Beteiligung an Branchen- und Fach-Messen ein essentieller Baustein ihrer Marketingstrategie. Denn mit der Teilnahme als Aussteller an einer Messe profitiert der Vertrieb des Unternehmens im Besonderen von der Möglichkeit, an einem einzigen Ort in kurzer Zeit besonders viele Gespräche mit Kunden und Interessenten zu führen.

Diesem unschätzbaren Vorteil steht andererseits aber auch die Herausforderung gegenüber, nicht nur die Kontaktinformationen des Gesprächspartners sowie die Inhalte und die Ergebnisse jedes einzelnen Gesprächs möglichst umfassend und detailliert zu dokumentieren. Sondern es sollen auch die resultierenden Verkaufschancen – die „Leads“ – im Anschluss an die Messe in entsprechende Verkaufserfolge verwandelt werden. Denn am Ende des Tages müssen sich die hohen Investitionen in Form von Zeit und Geld, die so ein Messeauftritt in der Regel verschlingt, für den Messe-Aussteller auch wieder amortisieren.

Die Basis für jedes professionelle Messe-Lead-Management besteht dabei immer in einer genauen Festlegung der Abläufe und Zuständigkeiten für die Bearbeitung der Messe-Leads. Denn nur wenn die Lead-Management-Prozesse definiert sind, können auch digitale Systeme zur Unterstützung der Messe Leaderfassung und Leadbearbeitung – wie beispielsweise eine CRM-Software und/oder eine mobile Lead-App– ihre hilfreiche Wirkung optimal entfalten.

Mit den folgenden Tipps verbessern Sie Ihre Chancen, dass aus Ihren wertvollen Messe-Leads durch professionelles Messe-Lead-Management am Ende auch gewinnbringende Verkaufserfolge werden:


1. Erstellen Sie ein ganzheitliches Konzept für das Messe-Lead-Management

Definieren Sie bereits vor der Messe die Prozesse für das komplette Messe-Lead-Management – von der Messe Leaderfassung über die Messe-Lead-Nachbearbeitung bis hin zum Lead-Nurturing, und zwar so detailliert wie möglich.

Legen Sie fest, wie die Messe-Leads zu kategorisieren sind, welche Maßnahmen in welcher Leadmanagement-Phase konkret durchzuführen sind und wer jeweils dafür zuständig ist.

Stellen Sie sicher, dass alle am Leadmanagement Beteiligten über die Abläufe und ihre eigenen Aufgaben informiert sind. So dass mit dem Start der Messe die Messe-Lead-Management-Prozesse möglichst reibungslos ablaufen können.

Viele der bekannten CRM-Systeme, wie bspw. Microsoft Dynamics CRM, bieten mit dem Konzept der Vertriebsphasen eine gute Basis und Hilfestellung für die Implementierung eines Messe-Lead-Managements.


2. Erfassen Sie Ihre Messe-Leads digital mit einer mobilen Lead-App

Erfassen Sie die Gesprächsinhalte und Kontaktinformationen statt mit Stift und Papier besser mit einer mobilen Lead-App auf einem iPad oder Tablet – idealerweise bereits während des Gesprächs.

Eine Lead-App mit Visitenkarten Scan erleichtert und beschleunigt dabei die Datenerfassung wesentlich.

Die Besuchsberichte überträgt jeder Vertriebsmitarbeiter dann entweder einzeln direkt nach jedem Gespräch oder gesammelt am Tagesende einfach per Knopfdruck aus der Lead-App heraus digital an die Firmen-Zentrale bzw. in das CRM-System. So kann der Innendienst die eingehenden Leads entsprechend sehr zeitnah weiterbearbeiten und bei Bedarf umgehend Informationsmaterial oder ein Angebot zusenden. Zudem lassen sich digital erfasste Messe-Leads jederzeit in Echtzeit auswerten, so dass z.B. der Vertriebsleiter am Ende eines Messe-Tages schnell und einfach per Knopfdruck selber die Messe-Erfolgsstatistiken erstellen kann.


3. Beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeit

Nutzen Sie die Vorteile und Möglichkeiten der modernen elektronischen Kommunikationsmittel, wie E-Mail, Chat, Skype, etc. auch für Ihre Follow-Up Aktivitäten. Lassen Sie Ihre Kunden und Interessenten nicht tage- oder wochenlang auf Informationsmaterial oder ein Angebot warten, das erst nach der manuellen Erfassung und Verarbeitung der Messe-Leads per Post verschickt wird. Erfahrungsgemäß nimmt das Interesse des Messe-Gesprächspartners mit zunehmendem zeitlichen Abstand rapide ab und er hat womöglich die gewünschten Informationen mittlerweile schon von der Konkurrenz erhalten. Dem wirken Sie z.B. mit automatisierten Follow-Up E-Mails entgegen.

Mit einer entsprechenden Lead-App können Sie Ihren Gesprächspartner auf der Messe mit der kürzest möglichen Reaktionszeit beeindrucken, indem Sie ihm noch während des Gesprächs die soeben auf dem iPad oder Tablet gezeigten Unterlagen inklusive der persönlichen Annotationen direkt aus der Lead-App heraus per E-Mail zusenden.


4. Analysieren Sie Ihre Messe-Leads genau

Die digitalen Messe-Besuchsberichte ermöglichen nicht nur eine schnelle und einfache Erstellung der typischen quantitativen Auswertungen. Z.B. welcher Vertriebsmitarbeiter ist „Tageskönig“, wie viele Messe-Gespräche wurden insgesamt geführt oder wie viele Aufträge wurden gewonnen.

Aufgrund der Tatsache, dass alle Gesprächsinhalte und Kontaktinformationen für das Messe-Lead-Management in digitaler Form vorhanden sind, lassen sich noch deutlich tiefergehende Statistiken zum Messe-Erfolg erstellen, die dann Antworten auf Fragestellungen liefern, wie z.B.:

  • Welche Themen haben die Besucher am meisten interessiert?
  • Decken sich die tatsächlichen Besucher mit der Zielgruppe?
  • Welche Prospekte wurden am Häufigsten gezeigt und
  • welche Vertriebsunterlagen kamen gar nicht zu Einsatz?
  • Welches waren die Gesprächsstrategien der erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter?
  • u.v.m.

Die so gewonnenen qualitativen Erkenntnisse sind besonders hilfreich, um die Vertriebsstrategie entsprechend anzupassen sowie das Messe-Lead-Management und künftige Messeauftritte zu optimieren.


5. Betreiben Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Ihr Messe-Lead-Management

Nutzen Sie die aus den Analysen gewonnenen Erkenntnisse, um die Messe-Lead-Management Prozesse fortlaufend zu optimieren.

Passen Sie die in der Lead-App verwendeten Messe-Fragebögen immer wieder für jede neue Messe individuell an.

Überprüfen und verbessern Sie vor allem die Follow-Up-Prozesse nach der Messe in regelmäßigen Zeiträumen.


Fazit

Der Einsatz einer mobilen Lead-App zur Messekontakterfassung per Ipad oder Tablet in Kombination mit einer professionellen CRM-Software ermöglicht ein besseres Messe-Lead-Management und erhöht die Chancen, dass aus Ihren wertvollen Messe-Leads am Ende auch gewinnbringende Verkaufserfolge werden. So wird Ihre Messebeteiligung zum Umsatzbooster!


Update 01.09.2019

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Microsoft Dynamics CRM (Teil 5) – Marketinglisten ganz einfach

In diesem Teil der Blogreihe erfahren Sie:

  • Wie Sie effektiv mit Marketinglisten arbeiten
  • Welche Unterschiede zwischen Statischen und Dynamischen Liste bestehen
  • Wie Sie nutzbringende Sichten auf Ihre Daten erstellen können

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Vor welchen Herausforderungen der Vertrieb im Mittelstand steht und wie diese erfolgreich bewältigt werden können, erläutert unser Geschäftsführer Wolfram Herzog bei seinem zweiteiligen Vortrag am 09. März 2017 beim 31. Werkzeugforum des Fachverbandes Werkzeugindustrie e.V. (FWI) im Industriehaus in Remscheid.

Der Vortrag zeigt die technischen Möglichkeiten und die praktischen Perspektiven einer konsequenten Digitalisierung im Vertrieb: Was kann Informationstechnologie hierzu konkret leisten, wie verändert sie unternehmerisches Denken und Handeln? Welche grundlegenden Veränderungen kommen auf uns zu, wo eröffnen sich dem Vertrieb neue Chancen?

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In unserer Blog-Artikel-Reihe „Vertrieb 4.0 – Digitalisierung in Vertrieb und Marketing“ beleuchtet unser Geschäftsführer Wolfram Herzog in der heutigen Folge Nr. 4 mit dem Titel „Warum ist die Digitalisierung so schwer?“ die Gründe, warum sich in Deutschland insbesondere mittelständische Unternehmen so schwer mit der Digitalisierung tun und welche Rolle beispielsweise Daten und Vertriebsprozesse dabei spielen.

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Immer wieder hören wir bei Kundengesprächen und in Workshops zum Thema Vertrieb 4.0, dass die Digitalisierung im Unternehmen allgemein und im Vertrieb im Besonderen nur schwer voranzubringen ist. Und dann folgt die Frage, warum das wohl so ist?

Darauf gibt es eine einfache Antwort: Wird das Thema Digitalisierung und die daraus resultierenden Analysen bestehender Prozesse einmal näher betrachtet, so werden vielfach fundmentale Versäumnisse der vergangenen Jahre gnadenlos offenbart. Und davor hat man Angst, das will man sich so nicht eingestehen.

Beispiel: Daten

In nahezu jedem mittelständischen Unternehmen sind die größten Versäumnisse im Bereich der (Produkt-)Daten zu identifizieren. Weder die Hersteller, noch Distributoren, Großhändler oder gar der Einzelhandel hatten bislang interne Prozesse mit Anforderungen an Datenqualität, -aktualität und -umfang, wie dies für digitale Vertriebsmodelle unabdingbar ist.

Bislang ist der Verkaufsprozess durch das Verwalten der Kundenbeziehungen mit manuellen Prozessen, individuellen Absprachen, chaotischem Know-how-Management und hierarchischen Kontrollmechanismen geprägt.

In der Folge war es in den letzten Jahrzehnten ausreichend, die eigenen Produktangebote mit wenigen Bezeichnungen, Nummern und Preisen zu identifizieren, um so die Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen. Dann noch ein „schön gestalteter Katalog“ – neuerdings auch als PDF – und damit waren die Daten für alle Prozesse rund um den Verkauf abgedeckt.

Nur leider ist ein Katalog im PDF-Format KEIN digitales Verkaufsinstrument.

Der Hunger nach Daten im digitalen Zeitalter ist immens und die Anforderungen der Nutzer dieser Daten sind so vielfältig wie noch nie zuvor. Der Verkäufer von heute kann nur mit strukturierten Daten in höchster Granularität kombiniert mit benutzerfreundlichen Filtermöglichkeiten über das gesamte Sortiment und den dazugehörigen personalisierten Produktketten noch erfolgreich sein.

Zudem sind gerade bei komplexen, erklärungsbedürftigen Produkten die Anforderungen an die Visualisierung mithilfe von Bildern, Videos, Konstruktions-Zeichnungen, Konfiguratoren und vielem mehr permanent am Steigen. Der Treiber für diesen Vertrieb 4.0 ist die Erwartung der Kunden, dass der Verkäufer die passenden Produktinformationen immer und vollständig im Zugriff hat.

Und nicht zu vergessen sind Dritte, die heute praktisch jede Kaufentscheidung mitbeeinflussen. Dazu gehören Suchmaschinen, Preisvergleichsportale, soziale Medien und mehr, die ebenfalls hohe Ansprüche an Datenqualität und -verfügbarkeit formulieren. Wer hier seine Daten nicht in Top-Qualität einspielen kann, verliert in der digitalisierten Welt an Relevanz, Sichtbarkeit, Frequenz und damit an wirtschaftlicher Bedeutung.

Beispiel: Vertriebsprozesse

Was für die (Produkt-)Daten gilt, gilt im gleichen Maße für auch die Prozesse rund um den Vertrieb. Durch die Digitalisierung werden deren Ineffizienzen gnadenlos sichtbar und mögliche Nutzen-Potentiale werden quasi auf dem Silbertablett serviert.
Aufwandstreiber, wie bspw. händisch gewährte Sonderrabatte, die aufwändig manuell verrechnet werden oder abweichende Verpackungsgrößen, die den Logistiker regelmäßig zum Zähneknirschen bringen, müssen plötzlich thematisiert werden. Diese Probleme jetzt zu lösen ist aber unabdingbar, um in Zukunft noch am Markt erfolgreich mitspielen zu können.

Ja, es kostet Geld und auch zusätzliche Ressourcen. Zudem ist es jetzt nicht in Heller und Pfennig zu berechnen, wann und wie sich diese Investitionen in digitale Prozesse rentieren.

Aber nur die Digitalisierung bringt den gnadenlosen Durchgriff auf alle Daten- und Prozessebenen im Unternehmen. Nur mit Digitalisierung schafft man die Grundlagen, um die Messgrößen definieren und überwachen zu können, mit denen ein Unternehmen seine zukünftigen Fortschritte übergreifend in Vertrieb, Marketing und Logistik bewerten kann.

Fazit

Machen Sie die Digitalisierung zur Chefsache! Verhaltensmuster und Werte, die über Jahre Gültigkeit hatten, haben sich vielfach überlebt und werden oft zu Makulatur. Das Unternehmen muss neue Spielregeln entwickeln und erproben. Dabei geht es weniger um Kontrolle, sondern vielmehr darum, einen Rahmen abzustecken, innerhalb dessen sich alle Abteilungen frei bewegen können, um ihre Aufgabenfelder in die digitale Zukunft zu führen.

Hier ist oftmals nur ein wenig Mut von dem Entscheider gefordert, seinen Mitarbeitern zu vertrauen, um die Digitalisierung mit ersten Projekten anzustoßen und schrittweise umzusetzen.


Blog-Reihe „Vertrieb 4.0 – Digitalisierung und Vernetzung der Prozesse in Vertrieb und Marketing“


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Die Messe als Umsatz-Booster: 5 Tipps für ein gewinnbringendes Messe-Lead-Management

 


 

Microsoft Dynamics CRM (Teil 4) – Kontakte und Firmen

In unserem ersten Artikel zum Thema Microsoft Dynamics CRM wurde bereits erklärt, wie die grundsätzliche Arbeitsweise mit Leads/Kontakten und Firmen funktioniert.
Im Rahmen dieses Beitrags wird ergänzend zu Teil 3 der Serie erklärt, wie man mit Kontakten und Firmen arbeitet.

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