Microsoft Dynamics CRM (Teil 4) – Kontakte und Firmen

In unserem ersten Artikel zum Thema Microsoft Dynamics CRM wurde bereits erklärt, wie die grundsätzliche Arbeitsweise mit Leads/Kontakten und Firmen funktioniert.
Im Rahmen dieses Beitrags wird ergänzend zu Teil 3 der Serie erklärt, wie man mit Kontakten und Firmen arbeitet.

Was ist der Unterschied zwischen Firmen und Kontakten?

Kontakte sind immer die Daten einzelner Personen. Jeder Ansprechpartner in einem Unternehmen ist ein eigner Kontakt. Bei großen Unternehmen hat man natürlich oftmals mehrere Ansprechpartner. Hier kommt jetzt der Datentyp „Firmen“ zum Einsatz. Eine Firma ist die Klammer, welche mehrere Kontakte zusammenfasst und die Pflege gemeinsamer Daten, wie z.B. der Adresse des Unternehmens vereinfacht.

Firmen

Ein Firmen-Datensatz dient der gemeinsamen Verwaltung von mehreren verschiedenen Kontakten, also Ihren einzelnen Ansprechpartnern in einer Firma.
Beim Anlegen einer Firma wird im Prinzip nur der Name des Unternehmens benötigt. Sinnvollerweise sollte man natürlich so viele Informationen wie möglich erfassen, aber wenn es schnell gehen muss, reicht zunächst der Name der Firma aus.

Die hier erfassten Stammdaten werden dann im nächsten Schritt bei der Zuweisung der Kontakte automatisch in den jeweiligen Kontaktdatensatz übernommen.
Das erspart Tipparbeit und erleichtert die Nutzung der einzelnen Kontakte, weil die stets identischen Stammdaten der Firma sofort ergänzt sind.

Kontakte

Kontakte sind immer einzelne, personenbezogene Datensätze für bestehende Kunden oder qualifizierte potentielle Kunden. Qualifiziert heißt in dem Zusammenhang, dass eine konkrete Verkaufschance für den Kontakt besteht (siehe Teil 3 unserer Serie).
Das Anlegen eines Kontaktes kann sehr einfach über das Menü „+ Neu“ erfolgen.

In der erscheinenden Bildschirmmaske gibt es außer den Feldern „Vorname“ und „Nachname“ standardmäßig keine Pflichtfelder.

Im Feld „Firmenname“ kann aus einer Liste der vorher angelegten Firmen gewählt werden. Sollte noch keine Firma angelegt sein, kann man das direkt im Suchfeld tun. Diese Funktion ist allerdings erst ab Dynamics 2015 verfügbar. In den Vorgängerversionen ist es stets notwendig, die Firma mit Ihrem Datensatz vor dem Erstellen des dazugehörigen Kontaktes anzulegen.

Importieren von Kontakten und Firmen

Das Importieren von Kontakten läuft analog zum Importieren von Leads. Laden Sie zuerst das Template für den Import über das „Daten importieren“ Menü herunter und befüllen Sie das Excel mit Ihren Daten. Anschließend importieren Sie Ihre Kontaktdaten. Das Besondere dabei: Wenn die Kontaktdaten einen Firmennamen enthalten, werden die dazugehörigen Firmendatensätze beim Import automatisch angelegt.
Mit der gleichen Vorgehensweise erfolgt auch das Importieren von reinen Firmendaten. Auch hier wird ein zuvor mit Daten befülltes Firmen-Template wieder importiert.
Weitere Details zum Importieren von Daten in Microsoft Dynamics CRM finden Sie in Teil 3 dieser Serie.

Im nächsten Artikel dieser Blogserie erfahren Sie: